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#gestion du courrier

À la CPAM du Jura, des collègues restent sur site pour traiter les courriers papier

#41 #Bourgogne-Franche-Comté

Le contexte sanitaire impacte fortement la gestion des demandes par courrier papier qui nécessite la mobilisation en interne d’équipes sur une activité qui ne peut, par définition, être télétravaillée. Exemple à la CPAM du Jura. test

Article publié le 03/04/2020
L'équipe de gestion des flux entrants de la CPAM du Jura
Le parking désert en face de la CPAM à Lons-le-Saunier
Le parking désert en face de la CPAM à Lons-le-Saunier
Le parking désert en face de la CPAM à Lons-le-Saunier

Le jeudi, à Lons-le-Saunier, c’est jour de marché à quelques centaines de mètres de la CPAM. Circulation difficile, parking bondé, et hausse de fréquentation à l’accueil… Mais ça, c’est le jeudi tel que les collaborateurs du site lédonien le connaissent habituellement ! Car avec le confinement, le jeudi 26 mars, il était inutile de ruser pour trouver une place de parking pour les quelques collègues qui se rendent encore sur site. Parmi eux, Adeline, Agnès, Chantal, Dorothée et Marlène qui travaillent au service des flux entrants.

Mais connaissez-vous l’activité de ce service ? Chaque jour, le courrier papier, adressé par voie postale ou déposé dans les boites aux lettres,  doit être réceptionné, ouvert, trié, préparé en lots et numérisé avant de pouvoir être traité. « Nous nous chargeons aussi de dématérialiser tout le résiduel de feuilles de soin papier réceptionné, qui ne passe pas par le scanner Synergie afin que l’équipe des Prestations en nature (PN)1 puisse le traiter depuis leur domicile », explique Dorothée. C’est toute une équipe qui est mobilisée pour traiter les flux papiers en organisant un roulement. Bibiane, Christelle et Florence prennent ainsi le relai de leurs collègues une semaine sur deux en venant sur site selon le besoin.

Gestes barrières

Par définition cette activité ne peut être télétravaillée. « Forcément, venir travailler engendre un peu d’inquiétudes. Nous sommes toutes attentives à respecter strictement les gestes barrières. Nous conservons une distance d'un mètre minimum entre nous. Ce n’est pas toujours évident, mais on s’adapte dans la bonne humeur », témoigne Marlène. Les actions de nettoyage ont été renforcées : les poignées de portes, boutons d’ascenseurs, claviers, souris, etc. sont désinfectés régulièrement.

L'équipe de gestion des flux entrants de la CPAM du Jura
L'équipe de gestion des flux entrants de la CPAM du Jura
L'équipe de gestion des flux entrants de la CPAM du Jura

Adaptation

Cette chaine de traitement du papier nécessite bien évidemment la continuité du service postal. « Depuis fin mars, La Poste a limité ses services et réorganisé la distribution du courrier à raison de trois jours par semaine. Cela nous fait donc des doubles journées  pour réceptionner et traiter le courrier du jour ainsi que celui de la veille », observe Adeline. Les équipes des flux entrants ont également dû s’adapter rapidement pour dématérialiser des processus comme l’action sanitaire et sociale (ASS).

Afin de diminuer la charge des services de gestion des flux entrants, un dispositif de boites mails génériques permet désormais aux publics de transmettre des pièces justificatives par mail pour les Français vivant à l’étranger, les avis d’arrêts de travail et les feuilles de soin papier de médecins remplaçants. Une initiative lancée suite aux propositions d’optimisation de plusieurs caisses. « Cela devrait permettre de réduire considérablement le flux de courriers à gérer pour nous, tandis que les équipes PN et PE2 pourront traiter à distance et au fil de leau les demandes reçues dans ces boîtes génériques », remarque Chantal.

Entraide

Adaptation… et entraide puisque en complément du traitement des flux sortants, l’équipe s’est rapidement proposée pour s’occuper de tous les flux sortants du résiduel courrier qui ne passerait pas par Cloe3. Les filles vont elles-mêmes récupérer les documents sur les imprimantes connectées.

Pour conclure, Agnès a tenu, au nom de ses collègues, à faire passer un message de soutien à leurs pairs des autres organismes : « Nous pouvons être fiers du travail quotidien que nous réalisons pour garantir la continuité de services nos assurés. Nous espérons que notre activité sera désormais encore davantage reconnue ». 

Et à tous ceux qui télétravaillent ou sont en confinement : « Restez chez vous pour sauver des vies. Prenez soin de vous et de vos proches. C’est une période difficile mais on la surmontera et on se retrouvera entre collègues avec encore plus de plaisir ! ».

 

  1. Prestations en nature  (PN) = ce sont le remboursement des frais d’hospitalisation, de soins ambulatoires (consultations chez le médecin), de médicaments délivrés en pharmacie, d’analyses médicales effectuées dans un laboratoire
  2. Prestations en espèces (PE) = ce sont le versement d’un revenu de remplacement sous forme d’indemnités journalières durant les arrêts maladie, les congés maternité et les arrêts dus à un accident du travail ou une maladie professionnelle, ainsi que les pensions d’invalidité.
  3. Cloe : courrier local orienté éditique

 

Article rédigé avec le concours de Mylène Blondeau, chargée de communication de la CPAM du Jura

L'équipe de gestion des flux entrants de la CPAM de Côte-d'Or L'équipe de gestion des flux entrants de la CPAM de la Sarthe Une partie de l'équipe de gestion des flux entrants de la CPAM des Landes L'équipe de gestion des flux entrants de la CPAM des Côtes-d'Armor

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